Praca zdalna na dobre zmieniła sposób, w jaki wiele osób wykonuje swoje obowiązki zawodowe, a jej zasady zostały uregulowane w Kodeksie pracy. Jeśli ciekawią cię takie treści, Sprawdź, czy prezydent zatwierdził zmiany w kodeksie pracy w 2026 roku. Kiedy dokładnie wprowadzono te przepisy i jakie zmiany przyniosły pracownikom oraz pracodawcom? W artykule przyglądamy się najważniejszym regulacjom, ich skutkom i praktycznym znaczeniu dla obu stron.
Od 7 kwietnia 2026 r. Kodeks pracy reguluje pracę zdalną, zastępując wcześniejsze przepisy o telepracy. Zgodnie z art. 67¹⁸ można ją wykonywać w całości lub częściowo, w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą — najczęściej w domu, ale też w innym zaakceptowanym miejscu. Dlatego żadna ze stron nie może jednostronnie narzucić lokalizacji.
Strony mogą uzgodnić pracę zdalną przy zawieraniu umowy albo później — z inicjatywy pracodawcy lub na papierowy bądź elektroniczny wniosek pracownika. Zasady określają w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub regulaminie. Jeśli w ciągu 30 dni nie zawrą porozumienia, pracodawca ustala regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Dokumenty wskazują m.in. uprawnione grupy, sposób potwierdzania obecności, zasady kontroli i ochrony danych oraz rozliczania kosztów.
W szczególnych sytuacjach pracodawca może polecić pracę zdalną: podczas stanu nadzwyczajnego, epidemii lub zagrożenia epidemicznego, a także gdy siła wyższa czasowo uniemożliwia bezpieczną pracę w zakładzie. Najpierw jednak pracownik musi oświadczyć, że ma odpowiednie warunki lokalowe i techniczne. Pracodawca może odwołać polecenie z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Jeśli warunki w domu uniemożliwią pracę, pracownik powinien niezwłocznie go o tym poinformować.
Ryczałt, ochrona prywatności i praca z zagranicy: co przysługuje pracownikowi?
Pracodawca zapewnia niezbędne materiały i narzędzia, w tym urządzenia techniczne, oraz ich instalację, serwis i konserwację albo zwraca związane z tym koszty. Pokrywa też wydatki na energię elektryczną, telekomunikację i inne uzgodnione koszty. Może zamiast rozliczać każdy wydatek wypłacać ekwiwalent lub ryczałt. Zwrot kosztów i te świadczenia nie stanowią przychodu pracownika ani podstawy składek ZUS. Ponadto pracodawca zapewnia szkolenie, pomoc techniczną i procedury ochrony danych.
O pracę zdalną mogą wnioskować m. Jak już zahaczamy o ten temat, sprawdź, jak bezpiecznie przejść na emeryturę bez rozwiązywania umowy o pracę.in. pracownice w ciąży, rodzice dzieci do ukończenia 4. roku życia, osoby opiekujące się członkiem rodziny z niepełnosprawnością oraz rodzice dzieci z określonymi orzeczeniami lub zaświadczeniami. Pracodawca co do zasady uwzględnia takie wnioski. Jeśli rodzaj lub organizacja pracy na to nie pozwala, musi uzasadnić odmowę na piśmie w ciągu 7 dni roboczych. Pracownik może też wnioskować o pracę okazjonalną — do 24 dni w roku kalendarzowym. W tym trybie nie stosuje się m.in. standardowych zasad zwrotu kosztów, ale pracodawca nadal może kontrolować wykonywanie obowiązków.
Pracodawca przeprowadza kontrolę w godzinach pracy, po uzgodnieniu z pracownikiem i z poszanowaniem prywatności jego oraz domowników. Może sprawdzić m.in. przestrzeganie zasad BHP i ochrony danych. Nie wszystkie zadania można wykonywać zdalnie: wyklucza się m.in. prace szczególnie niebezpieczne, powodujące intensywne zabrudzenie lub narażające na niebezpieczne czynniki chemiczne czy biologiczne. Praca zdalna z zagranicy wymaga zgody pracodawcy, a pracownik powinien sprawdzić lokalne przepisy podatkowe, ubezpieczeniowe oraz imigracyjne. Przy regularnej pracy w innym kraju znaczenie mogą mieć m.in. próg 183 dni pobytu, unijne zasady ubezpieczeń i zaświadczenie A1.
| Temat | Liczba / termin | Szczegół |
|---|---|---|
| Wejście do Kodeksu pracy | 7.04.2023 | Rozdział IIc; praca całkowita lub hybrydowa |
| Uzgodnienie miejsca | Każdorazowo | Miejsce wskazuje pracownik, akceptuje pracodawca |
| Zasady pracy zdalnej | 30 dni | Termin na porozumienie ze związkami; potem regulamin |
| Odmowa wniosku uprzywilejowanego | 7 dni roboczych | Uzasadnienie na piśmie |
| Powrót do pracy stacjonarnej | Maks. 30 dni | Od otrzymania wiążącego wniosku |
| Okazjonalna praca zdalna | 24 dni / rok | Na wniosek pracownika; bez obowiązku zwrotu kosztów |
| Koszty i sprzęt | Energia + internet | Pracodawca zapewnia sprzęt lub pokrywa koszty; możliwy ryczałt albo ekwiwalent |
| Kontrola | W godzinach pracy | Po uzgodnieniu; BHP, ochrona danych i wykonywanie pracy |
| Praca z zagranicy | 183 dni | Jeden z testów polskiej rezydencji podatkowej; sprawdź umowę międzynarodową |
| ZUS w UE | 25–<50% | Telepraca w kraju zamieszkania może pozwolić zachować system państwa pracodawcy; możliwe A1 |
Jak uzgodnić miejsce i zasady wykonywania pracy zdalnej
Poniższa lista pomoże uzgodnić miejsce pracy zdalnej i zasady jej wykonywania. Obejmuje wymiar pracy, lokalizację, organizację, obowiązki oraz ryzyka związane z pracą za granicą.
- Ustal, czy praca będzie całkowicie zdalna, czy częściowo zdalna. Określ, czy pracownik będzie pracować zdalnie w pełnym wymiarze, czy hybrydowo, na przykład przez część tygodnia poza biurem. Co do zasady strony muszą uzgodnić taki tryb — przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia; żadna z nich nie może jednostronnie go narzucić.
- Wskaż konkretne miejsce lub miejsca pracy. Pracownik proponuje lokalizację, a pracodawca ją akceptuje. Może to być miejsce zamieszkania, inna lokalizacja w Polsce lub — po uzgodnieniu — miejsce za granicą. Uzgodnij wszystkie miejsca, z których pracownik będzie wykonywać obowiązki; przepisy pozwalają wskazać ich kilka.
- Ustal zasady pracy na piśmie lub elektronicznie. W trakcie zatrudnienia pracownik może złożyć wniosek w formie papierowej albo elektronicznej. Zasady pracy uzgodnij z organizacją związkową, a jeśli porozumienie nie powstanie — określ je w regulaminie pracy zdalnej. Gdy nie ma ani porozumienia, ani regulaminu, ustal zasady bezpośrednio z pracownikiem lub w poleceniu pracy zdalnej. Opisz m.in. komunikację, potwierdzanie obecności, kontrolę pracy, BHP, ochronę danych i obsługę sprzętu.
- Sprawdź, czy trzeba szczególnie uwzględnić wniosek. Co do zasady pracodawca powinien uwzględnić wniosek m.in. pracownicy w ciąży, rodzica wychowującego dziecko do 4. roku życia oraz pracownika opiekującego się osobą z określoną niepełnosprawnością. Może odmówić, jeśli rodzaj lub organizacja pracy uniemożliwia pracę zdalną. W takim przypadku w ciągu 7 dni roboczych podaje przyczynę odmowy na piśmie.
- Ustal sprzęt, koszty i zabezpieczenia. Wskaż, jaki sprzęt zapewni pracodawca i jak strony rozliczą koszty energii, telekomunikacji oraz inne uzgodnione wydatki. Zamiast zapewniać sprzęt, można ustalić ekwiwalent lub ryczałt. Pracodawca zapewnia też niezbędną pomoc techniczną, określa zasady ochrony danych i, w razie potrzeby, organizuje szkolenie.
- Sprawdź warunki BHP i zasady kontroli. Pracodawca ocenia ryzyko zawodowe, a pracownik potwierdza znajomość zasad bezpiecznej pracy oraz odpowiednie warunki lokalowe i techniczne. Ustal, jak będą przebiegać kontrole pracy, BHP i ochrony informacji — w uzgodnionym miejscu i godzinach, z poszanowaniem prywatności pracownika oraz domowników. Nie uzgadniaj pracy zdalnej, jeśli charakter pracy nie pozwala bezpiecznie wykonywać jej poza zakładem.
- Przed zatwierdzeniem pracy za granicą sprawdź jej dodatkowe skutki. Polskie przepisy nie wykluczają zagranicznej lokalizacji, ale zastosowanie mogą mieć także regulacje kraju pobytu dotyczące prawa pracy, pobytu, podatków i ubezpieczeń społecznych. Przy dłuższym pobycie przeanalizuj rezydencję podatkową, umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania i właściwy system ubezpieczeń. W UE znaczenie mogą mieć miejsce zamieszkania, udział pracy wykonywanej w poszczególnych krajach oraz zaświadczenie A1. Uwzględnij również ryzyko podatkowe pracodawcy, zwłaszcza gdy pobyt ma uzasadnienie biznesowe.
- Określ, jak zmienić lub zakończyć uzgodniony tryb. Ustal sposób zgłaszania zmiany miejsca pracy i procedurę powrotu do poprzednich warunków. Co do zasady po wniosku o zaprzestanie pracy zdalnej strony uzgadniają termin powrotu, nie dłuższy niż 30 dni. Jeśli nie ustalą terminu, powrót następuje po upływie 30 dni. Osobno opisz pracę zdalną na polecenie pracodawcy, którą można zarządzić w sytuacjach wskazanych w ustawie, np. gdy czasowo nie da się zapewnić bezpiecznych warunków w zakładzie, a pracownik potwierdzi odpowiednie warunki lokalowe i techniczne.
Obowiązki pracodawcy: koszty, sprzęt i kontrola
Pracownik wskazuje miejsce pracy zdalnej, a pracodawca je akceptuje. Strony opisują zasady w regulaminie, porozumieniu ze związkami zawodowymi lub indywidualnym uzgodnieniu. Ustalają między innymi sposób potwierdzania obecności, kontaktu, ochrony danych i kontroli, a także kwestie sprzętu oraz zwrotu kosztów.
Pracodawca zapewnia narzędzia i urządzenia, ich instalację, serwis i konserwację, a także pomoc techniczną oraz szkolenia. Pokrywa uzasadnione koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych związanych z pracą. Może rozliczać je osobno albo wypłacać ekwiwalent lub ryczałt, uwzględniając między innymi zużycie prądu i koszt internetu. Świadczenia te oraz zwrot wydatków związanych z pracą zdalną nie stanowią przychodu pracownika, dlatego nie podlegają opodatkowaniu ani oskładkowaniu. Jako autor cenię proste i przejrzyste zasady rozliczeń.
Kontrola w domu bez naruszania prywatności — jasne zasady i granice
Pracodawca może kontrolować prawidłowe wykonywanie pracy oraz przestrzeganie zasad BHP i ochrony danych. Uzgadnia termin kontroli z pracownikiem i przeprowadza ją w miejscu pracy zdalnej, w godzinach pracy. Jednocześnie szanuje prywatność pracownika i domowników, dlatego ogranicza kontrolę do niezbędnego, proporcjonalnego zakresu. Strony mogą wcześniej ustalić, jak sprawdzać stanowisko, zabezpieczać dokumenty i korzystać ze służbowych urządzeń.
Pracodawca ocenia ryzyko zawodowe i informuje o bezpiecznych warunkach pracy. Pracownik potwierdza znajomość zasad BHP oraz posiadanie odpowiednich warunków lokalowych i technicznych. Nie wszystkie zadania można wykonywać z domu: wyklucza się między innymi prace szczególnie niebezpieczne, wymagające kontaktu z niebezpiecznymi substancjami lub powodujące intensywne zabrudzenia. Z kolei o pracę okazjonalną można wnioskować przez maksymalnie 24 dni w roku; w takim przypadku pracodawca nie musi zapewniać narzędzi ani pokrywać kosztów.
Praca zdalna z zagranicy a podatki i składki ZUS
Praca zdalna z zagranicy wymaga zgody pracodawcy, który może zaakceptować miejsce pracy poza Polską. Przed wyjazdem sprawdź firmowe zasady, przepisy kraju pobytu i warunki wizowe: nawet krótki pobyt może wiązać się z formalnościami, a dłuższy — z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi i ubezpieczeniowymi.
O opodatkowaniu decydują przede wszystkim rezydencja podatkowa i miejsce faktycznego wykonywania pracy. Polska może uznać Cię za rezydenta, jeśli masz tu centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywasz w kraju ponad 183 dni w roku podatkowym. Sam wyjazd z laptopem nie zmienia rezydencji, ale państwo pobytu może opodatkować część wynagrodzenia. Znaczenie mają też umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, długość pobytu i rodzaj obowiązków. Zaktualizowany w 2025 r. Komentarz OECD wskazuje ponadto próg 50% czasu pracy w ciągu 12 miesięcy przy ocenie ryzyka powstania zakładu pracodawcy.
Przy ocenie obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych zwróć uwagę na następujące kwestie:
- rezydencję podatkową oraz długość pobytu za granicą,
- miejsce faktycznego wykonywania pracy i rodzaj obowiązków,
- umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania,
- zasady koordynacji ubezpieczeń społecznych i ewentualne zaświadczenie A1.
Krótki wyjazd nie zawsze zmienia system ubezpieczeń
O składkach decydują zasady koordynacji ubezpieczeń społecznych, a nie sama rezydencja podatkowa. W UE, zgodnie z rozporządzeniem 883/2004, osoba pracująca w kilku państwach może podlegać systemowi kraju zamieszkania, jeśli wykonuje tam znaczną część pracy — orientacyjnie co najmniej 25% czasu lub wynagrodzenia. Porozumienie ramowe o telepracy transgranicznej może natomiast pozwolić zachować ubezpieczenie w kraju pracodawcy, gdy praca zdalna w kraju zamieszkania wynosi od 25% do mniej niż 50%. A skoro jesteśmy przy tym temacie to sprawdź, czy okazjonalna praca zdalna wymaga regulaminu. Często trzeba wtedy uzyskać zaświadczenie A1. Okazjonalny wyjazd nie musi zmieniać systemu ubezpieczeń, ale potwierdź to przed podróżą.
Przed wyjazdem sprawdź podatki, ZUS, lokalne prawo pracy i zasady pobytu, a z pracodawcą ustal dokładne daty oraz miejsce pracy. Firma powinna monitorować dni pracy za granicą i rodzaj obowiązków, zwłaszcza gdy pracownik negocjuje umowy, prowadzi sprzedaż lub podejmuje decyzje menedżerskie — takie zadania mogą zwiększyć ryzyko podatkowe przedsiębiorstwa. Wcześniejsze ustalenia ułatwiają rozliczenia w obu krajach.
Ciekawostka: w UE miejsce opodatkowania i kraj, w którym opłaca się składki, nie zawsze są takie same — o składkach może decydować m.in. to, czy pracujesz z kraju zamieszkania przez co najmniej 25% czasu.
Źródła:
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-praca-zdalna-kodeks-pracy
- https://businessinsider.com.pl/prawo/praca/zdalna-praca-okazjonalna-wazne-zmiany-senatu/ehhv1bd
- https://www.ifirma.pl/blog/praca-zdalna-za-granica-czy-jest-mozliwa-co-z-podatkami-i-zus/
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Kiedy praca zdalna została uregulowana w Kodeksie pracy?Praca zdalna została uregulowana w Kodeksie pracy 7 kwietnia 2026 r. Nowe przepisy zastąpiły wcześniejsze regulacje dotyczące telepracy.
Kto ustala miejsce wykonywania pracy zdalnej?Miejsce wskazuje pracownik, a pracodawca musi je zaakceptować. Żadna ze stron nie może narzucić lokalizacji jednostronnie.
Jakie koszty pracy zdalnej musi pokrywać pracodawca?Pracodawca zapewnia niezbędny sprzęt i narzędzia oraz pokrywa uzgodnione koszty, w tym energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Może też wypłacać ekwiwalent lub ryczałt.
Ile dni w roku można pracować zdalnie okazjonalnie?Pracownik może wnioskować o pracę zdalną okazjonalną przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. W tym trybie pracodawca nie ma standardowego obowiązku pokrywania kosztów pracy zdalnej.
Czy pracownik może wykonywać pracę zdalną z zagranicy?Tak, ale wymaga to zgody pracodawcy. Przed wyjazdem należy sprawdzić przepisy dotyczące podatków, ubezpieczeń społecznych i pobytu w kraju, z którego praca będzie wykonywana.
