Szufladki na dokumenty już od kilkunastu lat zyskują na popularności. Nie można się temu dziwić, bo przecież właśnie dzięki takim gadżetom praca w biurze staje się lepiej zorganizowana i łatwiejsza. Dlaczego szufladki tak dobrze sprawdzają się w praktyce? Dlaczego warto je mieć w każdym biurze?
Organizacja dokumentów
Szufladki na dokumenty są głównie jednak przeznaczone do organizacji dokumentów. Ich zadanie jest podobne do tego, jakie mają segregatory, ale w przypadku szufladek trzeba pamiętać, że korzystanie z nich ma raczej wymiar ograniczony czasowo. Zwykle umieszcza się w nich dokumenty, które są przeznaczone do tego, by w najbliższym czasie przenieść je w inne miejsce np. do kartonów archiwizacyjnych, segregatorów albo po prostu do śmietnika. Jest to związane z tym, że przeglądanie niepołączonych ze sobą kartek może być przyczyną tego, że któreś z nich się zgubią lub ich kolejność zostanie pomieszana. Stąd też szufladki są traktowane raczej jako poczekalnia na dokumenty, która ułatwia ich organizację i docelowe zagospodarowanie. To właśnie dzięki nim biurka asystentek, sekretarek i księgowych w biurach nie toną w dokumentach i przychodzącej poczcie.
Segregowanie poczty
Szufladki na dokumenty doskonale nadają się do segregowania poczty. W zależności od potrzeb można dobrać odpowiednią ilość szufladek, by stworzyć wystarczającą ilość kategorii. Pocztę można podzielić po prostu na pilną i niepilną, ale można też wprowadzić dodatkowe kategorie np. podział na konkretnych adresatów albo rodzaj spraw. Wszystko zależy od charakteru biura i tego, jakie potrzeby mają jego pracownicy. Najważniejsze jest oczywiście to, by wykorzystanie szufladek było zrozumiałe dla wszystkich pracowników a sam podział logiczny i łatwy do zapamiętania. Dla ułatwienia można użyć też etykiet na każdej z szufladek.